Sắp xếp công việc sao cho hiệu quả?

Xin nhắc lại, các bài viết xuyên suốt blog của Huân chỉ mang tính chất cá nhân, ghi chép lại cách Huân đã và đang thực hiện trong thực hiện công việc và giải quyết các vấn đề cuộc sống. Tương tự thế, bài viết này cũng chia sẻ cách Huân quản lý, sắp xếp công việc cá nhân. Vì thế, bạn đọc có thể tham khảo, nếu phù hợp có thể áp dụng cho bạn, nếu không phù hợp thì xin bỏ qua, xin miễn bình luận đúng sai. Nếu bạn thấy có ích, thì biết đâu sẽ có ích cho người khác, vì vậy hãy chia sẻ giúp Huân bạn nhé.

Lý thuyết quản lý công việc

Với những bạn chưa biết về lý thuyết quản lý thời gian thì đây là lúc làm quen và làm chủ nền tảng lý thuyết. Với những ai đã biết, đã nghe, đã thực hiện thì có thể tham khảo để nhắc lại và nhớ hơn nền tảng này.

Trong quản lý thời gian, bạn sẽ phân chia công việc, hành động, sự việc để ưu tiên thực hiện theo hai tiêu chí:

  1. Sự quan trọng của công việc, hành động
  2. Sự khẩn cấp của công việc (tính cấp thiết)

Dựa trên hai tiêu chí này, ta có thể phân chia công việc, hành động theo bốn (4) loại ưu tiên: 1, 2, 3, 4.

Phân chia công việc theo thứ tự ưu tiên

Hàng ngày, trừ thời gian ngủ (lý thuyết là 8 tiếng), bạn và tôi, mỗi chúng ta có 16 tiếng mỗi ngày cho 1 trong 4 loại công việc kể trên.

  1. Loại 1: Những công việc không quan trong, chẳng khẩn cấp
  2. Loại 2: Những công việc không trong trọng, rất khẩn cấp
  3. Loại 3: Những công việc rất quan trọng, nhưng không khẩn cấp
  4. Loại 4: Những công việc rất quan trọng và rất khẩn cấp.

Dựa trên các tiêu chí và phân chia loại việc, chúng ta sẽ ưu tiên thực hiện sao cho hợp lý.

Thứ tự ưu tiên thực hiện

Những việc, hành động thuộc Loại 1 (không quan trọng, chẳng khẩn cấp) như: lướt facebook, sống ảo, chém gió, thả thính…. cần tuyệt đối tránh xa, hoặc hạn chế tới mức tối đa (khoảng dưới 1,5 giờ mỗi ngày). Những việc thuộc Loại 1 được gọi là Vô ích (không tạo ra giá trị), bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài “Tôi làm gì với quỹ thời gian của mình“.

Những việc, hành động thuộc Loại 2 (không quan trọng, rất khẩn cấp) như: họp hành tào lao, đi mua sắm – ăn uống – tụ tập không theo kế hoạch,… cần hạn chế làm, hạn chế tham gia. Những công việc này bạn thực hiện chủ yếu do “nể” hoặc “sợ bọn nó nói”. Hãy bố trí sao cho tốn ít thời gian nhất có thể, nên dưới 1,5 tiếng mỗi ngày.

Những việc, hành động thuộc Loại 3 (rất quan trọng, không khẩn cấp) như: học tiếng Anh, học kỹ năng mềm, đọc blog của Huân (đùa tí), tập thể dục, chăm sóc gia đình – bạn gái – bạn trai – con cái, giúp đỡ bạn bè,… nên ưu tiên tối đa thời gian thực hiện. Những việc này thường đánh lừa bạn cả đời, vì nó chẳng khẩn cấp, và chúng ta thường tặc lưỡi “mai làm cũng được” và rồi “mai dài hơn thuổng”, ngày này ngày khác trôi qua “vũ như cẩn” – vẫn như cũ. Chúng ta nên dành 8-12 tiếng mỗi ngày cho những việc thuộc loại này.

Còn lại, những việc thuộc Loại 4 (rất quan trọng, hết sức khẩn cấp) như: ôn thi, làm đồ án, luận văn, nộp báo cáo, sắp hết deadline,… phải ưu tiên làm ngay, giải quyết luôn theo cách chắc chắn và cẩn thận nhất. Nếu không cẩn thận, làm xong, nộp rồi, hoàn thành rồi lại phải đi giải quyết hậu quả (do sai sót, lỗi tạo ra). Những công việc thuộc loại này luôn dồn ép, thúc giục, gây căng thẳng và mệt mỏi cho bất kỳ ai. Vì vậy, phải tính trước, đừng để “nước tới chân mới nhảy”. Cố gắng để 1-2 tiếng mỗi ngày là thừa đủ rồi. Chứ chạy deadline 8 tiếng mỗi ngày thì chỉ có mau toi, chóng ngoẻo.

Như vậy, chúng ta nên ưu tiên thứ tự công việc như sau: Giải quyết ngay công việc Loại 4 cẩn thận ⇨ Rồi ưu tiên tối đa cho việc Loại 3 ⇨ Và Cuối cùng hạn chế tối đa Loại 1 và 2.

Đấy lý thuyết thế. Huân đã áp dụng. Bạn sử dụng thế nào, tùy bạn.

Áp dụng vào sắp xếp công việc hàng ngày của Huân

Nếu bạn đã đọc mục Huân là ai, bạn đã biết sơ qua Huân là người cũng có kha khá hoạt động. Đương nhiên, để quản lý, sắp xếp công việc hiệu quả, từ lý thuyết tới thực tế là một khoảng cách không nhỏ.

Chẳng lẽ ngày nào, tuần nào cũng ghi hôm nay việc gì, tuần này việc gì rồi đưa vào danh mục 1, 2, 3, 4, rồi thực hiện như ưu tiên kể trên? Thực ra cũng được, nếu bạn đủ thời gian, và đặc biệt đủ “kỷ luật” để thực hiện mỗi ngày.

Huân làm theo cách của mình. Các việc Loại 1, Loại 2, Huân đã mặc định trong đầu là cần tuyệt đối tránh xa và đã tìm cách hạn chế, mỗi lần làm những việc loại này là trong đầu auto nói “thôi, stop“. Huân chỉ ghi lại những công việc Loại 3, Loại 4 theo tháng để tiện theo dõi, xong việc nào ghi chú lại, rồi gạch đi, đánh dấu là đã hoàn thành. Mỗi tháng mới, tạo một danh mục mới cho tháng, giữ lại việc chưa hoàn thành, xóa đi việc đã kết thúc, rồi cập nhật những việc mới nghĩ ra, mới đến, hoặc đã lên kế hoạch. Bạn có thể xem ở hình sau:

Cách Huân theo dõi công việc cá nhân, theo tháng

Như vậy, với những ghi chú, cập nhật công việc hàng ngày, Huân sẽ không bỏ qua bất cứ sự kiện, sự việc quan trọng nào. Đồng thời cũng sẽ bám deadline rất sát, chỗ nào mức độ “4” là phải ưu tiên làm ngay, xong “4” là triển “3” luôn, cứ như vậy, và như thế.

Lưu giữ ghi chú công việc online

Theo truyền thống, việc ghi chú sẽ thực hiện trên một cuốn sổ nhỏ. Huân cũng có, nhưng chỉ dùng để ghi chú những việc, cái hay tức thì, hoặc đi họp hành (lưu giữ lại, rảnh thì bỏ ra xem), sau đó việc quan trọng thì lại cập nhật sang một file khác. Vì nhược điểm của sổ tay là khó mang theo bên mình liên tục, khó sửa chữa (vì khó nhìn, gây mất mỹ quan), và nói chung Huân không thích dùng cho mục đích thống kê và theo dõi công việc.

Huân tạo một file google sheets (trang tính google), ưu điểm là có thể sử dụng trên nhiều thiết bị (máy tính, và smartphone), dễ dàng cập nhật, chỉnh sửa, thêm tháng….và đặc biệt file này online – tức là: luôn luôn bên mình. Nếu bạn quan tâm, Huân xin gửi tặng bạn 1 file mẫu để bạn tham khảo, click vào đây để tải về và sử dụng (nhớ tạo file mới của mình – Make a copy nhá).
À, mà bạn nhớ khi tạo file, hãy “lưu link” của file lại để tiện khi truy cập lần sau (tức là tạo Bookmark – đánh dấu trang ấy). Còn trên smartphone thì tải phần mềm “google sheets” về để tiện mở và thao tác. Nếu chưa rõ cách dùng “google sheets”, hãy tra cứu cách dùng trang tính nhé.

Lời kết

Như vậy, Huân đã chia sẻ cách Huân đã và đang thực hiện để quản lý, sắp xếp công việc của mình. Nếu bạn có cách nào hay hơn hãy chia sẻ cho Huân và độc giả cùng biết nhé. Nếu đã dùng theo cách của Huân, hãy chia sẻ thành quả, chia sẻ tới người khác để giúp họ sắp xếp công việc tốt hơn.

Cuối cùng, hãy thường xuyên ghé thăm góc nhỏ của Huân nữa nha.

Thân.

 

 

Facebook Comments

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *